Новый офис: переезжаем без потерь

Маленький кризис в отдельно взятой фирме – вот что такое офисный переезд. При неправильной организации он может повлечь сразу несколько видов негативных последствий: материальные и технические – это когда мебель или, того хуже, оргтехника после транспортировки оказалась сломанной и теперь подлежит ремонту или замене. Финансовые: по статистике, до 5 процентов компаний после переезда заказывают услугу по восстановлению бухгалтерского учета, причина – утраченная документация. Косвенные причины финансового характера – не все клиенты сразу узнают, что у вашей фирмы новые адрес и телефон, поэтому лучше заранее оповестить их об этом, причем не один раз и несколькими способами. Наконец, психологические и кадровые: кто-то из сотрудников обязательно будет недоволен расположением офиса, потому что до него теперь далеко добираться, кому-то не понравится новое рабочее место – как правило, для одного-двух сотрудников переезд заканчивается увольнением.

Заключая договор с фирмой, которая обеспечивает переезд офиса, нужно убедиться, что там прописана полная гарантия сохранности всего имущества и порядок возмещения ущерба в том случае, если эта сохранность все же была нарушена. Сейчас принято просить у фирмы рекомендации от предыдущих клиентов, причем можно не ограничиваться письмами, а позвонить предыдущим заказчикам и спросить, действительно ли все прошло хорошо. Можно поинтересоваться у партнеров по бизнесу, приходилось ли им переезжать и к какой фирме они обращались.

Стоимость офисного переезда зависит от многих факторов: количества рабочих мест в компании и количества сотрудников, которые будут осуществлять транспортировку, расстояния до нового помещения, этажа, на который надо поднять вещи (учитывается не во всех фирмах), время, затраченное на переезд. Существуют дополнительные услуги: упаковка (распаковка) вещей, уборка, страхование, предварительная оценка стоимости услуги (в некоторых фирмах предоставляется бесплатно). Можно заказать полный комплекс услуг (так называемый переезд "под ключ"), а можно – только транспортировку и услуги грузчиков. Стоимость работ может увеличиться в два раза, если нужно перевозить дорогую аппаратуру и антикварную мебель. Перевозка обычно осуществляется на автомобилях "Газель"или их импортных аналогах вроде "Форда"или "Мерседеса" (в последнем случае стоимость тоже растет). Свою роль в увеличении стоимости играет срочность переезда – как правило, его надо организовать очень быстро, чтобы не потерять рабочее время. В случае если придется перевозить тяжелые или негабаритные грузы, могут потребоваться такелажные услуги.

Эксперты считают, что активность на рынке по организации офисных переездов достигла докризисных отметок. Кто-то стремится снизить расходы и уезжает на окраину, кто-то делает ставку на расположение офиса в центре и едет туда. Сейчас многие компании возобновляют деятельность и вывозят офисное имущество со складов в рабочее помещение. Практика показывает, что фирмы, чья деятельность связана с недвижимостью (строительные, риелторские, ремонтные и т. п.), сегодня стараются занять места в центре города, а страховые, наоборот, переезжают подальше.