Как отменить командировку с документальным оформлением?

В последние несколько лет человечество как никогда полно осознало, что планы могут меняться вне зависимости от наших желаний. Тысячи командировок, еще вчера казавшихся обязательными, сегодня отменяются — помимо традиционных причин, мешают коронавирусные ограничения и международные санкции в отношении России. Однако в управлении фирмой нельзя распоряжаться одними только устными командами — если есть приказ на командировку, его необходимо надлежащим образом отменить.

Почему командировка может сорваться?

Важно понимать, что даже самая важная рабочая поездка не является априори гарантированной, особенно — в наше непростое время. Приведем в качестве примеров лишь несколько причин, по которым предприятию может понадобиться отдельный приказ об отмене командировки.

• Утрачена актуальность. Наиболее простая и безвредная причина, возникающая в случае резкой перемены ситуации. Возможно, проблема, ради решения которой сотрудник должен был ехать в командировку, решилась сама собой, или сотрудник сумел разобраться с ней, не покидая основного рабочего места. В этом случае достаточно служебной записки с описанием новых обстоятельств, чтобы на ее основании издать приказ об отмене.
• Болезнь сотрудника. Какой бы важной не была деловая поездка, тяжелое состояние работника может означать, что он физически не способен куда-то ехать.
• Личные обстоятельства. В некоторых случаях у работника, которого планировали отправить в командировку, возникают собственные непреодолимые обстоятельства, из-за которых он не может ехать. Часто они оказываются непредвиденными: например, именно сейчас заболел ребенок или взрослый родственник, и его нельзя оставить одного без присмотра. В этой ситуации сотрудник должен как можно раньше предупредить начальника о том, что его поездка оказалась под угрозой срыва — это поможет шефу подыскать замену.
• Форс-мажор. Яркий недавний пример — коронавирус: еще вчера вы собирались отправиться в командировку за границу, а сегодня страна прибытия официально перестала впускать каких-либо иностранцев, независимо от причины. Другая причина — война или природные катаклизмы: в таких ситуациях часто закрываются аэропорты, и до конечного пункта просто невозможно добраться.

Если отправляемый в командировку уже успел получить аванс и суточные, он должен вернуть неизрасходованные средства через бухгалтерию.